خطاب موجه لقطاع العمليات يتضمن طلب الموافقة على الاستيراد يحتوي كامل بيانات المستحضر المطلوب وفق ما يلي:
الاسم التجاري - الاسم العلمي - التركيز - الشكل الصيدلاني - حجم العبوه- الكمية - وحدة الكمية
- اسم الشركة الصانعة وجنسيتها (باللغة الإنجليزية)
- المسوقة وجنسيتها (باللغة الإنجليزية)
- اسم المورد (الوكيل)
- مبررات الاستيراد وذكر الميزة العلاجية التي تختلف عن البدائل العلاجية المسجلة.
- في حالة طلب مستحضر يوجد له بديل مسجل تذكر مبررات عدم تأمينه من البديل المسجل
- في حالة طلب الاستيراد من شركات غير مسجلة تذكر مبررات عدم الاستيراد من شركات مسجلة
تعهد يرفق مع الخطاب ويكون بالعبارة التالية:
استيراد هذه المستحضرات سوف يكون تحت مسئوليتنا ويستخدم فقط في اسطبل (......) ونتعهد بأنه في حالة زيادة الكمية أو إنقاصها أو إلغاء الترسية على المورد سوف نقوم بإشعار الهيئة ولن نقوم بإعطائها لأي جهة أخرى إلا بموافقة الهيئة وفي حالة رفض استلام المستحضر لأي سبب فني أو لعدم مطابقته للمواصفات وشروط التوريد سوف نقوم بتحريز الكمية وإشعار الهيئة بذلك
- إرفاق شهادة تثبت أن الاسطبل مسجل في نادي الفروسية ويذكر عدد الخيول الموجودة بالإسطبل
- إرفاق شهادة تثبت تسجيل وتسويق المستحضر في بلد المنشأ.
- ارفاق تسجيل في جهة مرجعية
